Sistema de clasificación de archivo

Capítulos del curso: 0. Presentación | 1. Introducción | 2. Elementos del archivo | 3. Guías clasificatorias | 4. Sistema de clasificación de archivo | 5. Nociones básicas del documento de archivo | 6. Apertura de un expediente de archivo | 7. Registro y descripción del expediente de archivo | 8. Control de documentos confidenciales

En una empresa, los archivos se clasifican según la información y la frecuencia con la que se consultan los documentos. Así, existen archivos, semiactivos e inactivos.

Los archivos activos representan un material de información indispensable en la actividad diaria se una empresa ya que su consulta es constante.

Para los archivos semiactivos se establece un tiempo prudente, de acuerdo a las necesidades de la empresa, para la conservación de documentos; esto es con la finalidad de dejar espacio a otros documentos ya que de lo contrario, el de las gavetas sería insuficiente.

En los archivos inactivos se guardan los documentos que son consultados ocasionalmente. Por ejemplo, los datos de establecimiento de la empresa nóminas, estados contables, etc. Todos estos documentos nunca deben ser destruidos.

Dentro de un sistema de archivo, toso documento lleva una continuidad: se clasifica, registra y archiva.

  • Clasificar: Es reunir todos los documentos de una misma clase o de un mismo asunto.
  • Registrar: Es anotar en tarjetas o libretas los datos de los documentos clasificados anteriormente.
  • Archivar: Es guardar ordenadamente en el archivo los documentos previamente clasificados, registrados y colocados en carpetas.

Los sistemas de archivo más usuales son: el Alfabético. Cronológico, geográfico. Por asuntos.

Existen otros, como el numérico y el decimal, que por su complejidad y extensión, no se estudiarán en este curso.

Sistema alfabético
El uso de este sistema es el más frecuente y fácil de entender; se puede llevar a cabo sin dificultad. Como su nombre lo indica es ordenar alfabéticamente los nombres. Estos los dividiremos en personas físicas y personas morales.

Personas físicas

1.- Colocaremos el apellido paterno, materno y el nombre o inicial del mismo:

2.- En apellidos compuestos, éstos se tomarán como una sola palabra:

3.- Cuando nos encontremos personas con igual apellido, el orden alfabético nos lo dará el primer nombre:

4.- En los apellidos y nombres iguales, el orden alfabético se determinará por el apellido materno o, en su caso, los nombres.

5.- En el caso de que la mujer lleve el apellido de casada:

6.- Cuando las personas tienen titulo o grado, éste se colocará al final del nombre:

7.- Cuando nos encontremos con nombres extranjeros, los ordenaremos de la siguiente manera:

Personas Morales

1.- Los nombres se escribirán tal como aparecen en el orden en que están escritos:

2.- Cuando en una razón social se incluyan artículos o preposiciones iniciales, éstos se escribirán pero no se tomarán en cuenta para la alfabetización:

3.- Cuando se trate de siglas, se alfabetizarán de acuerdo con la inicial del primer nombre:

Sistema Geográfico

En este sistema la clasificación es muy sencilla ya que se realiza con base en un ordenamiento alfabético de regiones, territorios, estados, provincias, etc.

Los documentos se ordenan siguiendo un orden decreciente de importancia con respecto al lugar:

1. Estado
2. Ciudad
3. Provincia
4. Municipio

Sistema cronológico
Este sistema se lleva tomando en consideración la fecha de expedición de los documentos.

En el caso de papeles con la misma fecha, será necesario recurrir a la ayuda del sistema alfabético. Los documentos se ordenan tomando en cuenta primero el año, después el mes y por último, el día.

Sistema de archivo por asuntos
La clasificación que se hace por este sistema es tomando en cuenta el asunto tratado en los documentos y no tomando en consideración el nombre de la empresa remitente.

Microfilmación
El objeto de este proceso es el producir películas y microfichas de todos los documentos de un archivo, de manera de conservar permanentemente las imágenes contenidas en los rollos de microfilmación.

Para ello, cada empresa utilizara sistemas apropiados a sus necesidades, con el objeto de proporcionar seguridad y acceso inmediato a la información microfilmada.

En cuanto a un archivo inactivo, es ventajoso este sistema porque permite la destrucción de cantidades considerables de documentos, con el objeto de economizar espacios; además la microfilmación de documentos importantes tiene la ventaja de que se guardan en cajas de seguridad.

Publicado en: Secretaria, Trabajador Especializado