Informes en Access

Capítulos del curso: 0. Presentación | 1. Introducción | 2. Tablas | 3. Consultas | 4. Formularios | 5. Informes | 6. Relaciones | 7. Ayuda

Un informe es un objeto de base de datos que se usa para mostrar y resumir datos. Los informes proporcionan una formade distribuir o archivar instantáneas de los datos, ya sea mediante su impresión, su conversión a archivos PDF o XPS, o su exportación a otros formatos de archivo.

Los informes pueden ofrecer detalles sobre registros individuales, resúmenes de varios registros o ambos. También se pueden usar los informes de Access para crear etiquetas para correo u otros fines.

Es posible crear informes “no enlazados” que no muestren datos, pero para el objeto de este artículo, se dará por sentado que un informe está enlazado a un origen de datos como una tabla o consulta.

ELEMENTOS DE UN INFORME

En Access, el diseño de los informes se divide en secciones. En una base de datos cliente, se puede ver el informe en vista Diseño para mirar sus secciones.

En vista Presentación, las secciones no son tan obvias, pero siguen ahí y se pueden seleccionar mediante el uso de la lista desplegable en el grupoSelección de la ficha Formato.

Para crear informes útiles, debe comprender cómo funciona cada sección. Por ejemplo, la sección en la que eligió colocar un control calculado determina cómo calcula Access los resultados. En la lista siguiente se muestra un resumen de los tipos de sección y sus usos:

  • Encabezado del informe   Esta sección se imprime una vez al principio del informe. El encabezado del informe se usa para ofrecer información que normalmente aparecería en una página de portada, como un logotipo o un título y una fecha. Cuando se coloca un control calculado que usa la función de agregado de suma en el encabezado del informe, el resultado de la suma se calcula para todo el informe. El encabezado del informe se imprime antes del encabezado de página.
  • Encabezado de página   Esta sección se imprime al principio de cada página. Por ejemplo, para repetir el título del informe en todas las páginas se utiliza el encabezado de página.
  • Encabezado de grupo   Esta sección se imprime al principio de cada nuevo grupo de registros. Use el encabezado de grupo para imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe que se agrupa por producto, use el encabezado de grupo para imprimir el nombre del producto. Cuando se coloca un control calculado que usa la función de agregado de suma en el encabezado de grupo, la suma se calcula para el grupo actual. Puede tener varias secciones de encabezado de grupo en un informe, en función de cuántos niveles de agrupación haya agregado. Para obtener más información sobre cómo crear encabezados o pies de página de grupo, vea la sección Agregar agrupaciones, ordenaciones o totales.
  • Detalle   Esta sección se imprime una vez por cada fila del origen de registros. En ella se colocan los controles que constituyen el cuerpo principal del informe.
  • Pie del grupo   Esta sección se imprime al final de cada grupo de registros. Los pies de grupo se usan para imprimir información de resumen para un grupo. Puede tener varias secciones de pie de grupo en un informe, en función de cuántos niveles de agrupación haya agregado.
  • Pie de página   Esta sección se imprime al final de cada página. Los pies de página se utilizan para imprimir números de página o información sobre cada página.
  • Pie del informe   Esta sección se imprime una vez al final del informe. Los pies del informe se utilizan para imprimir totales de los informes u otra información de resumen de todo el informe.

Crear un nuevo informe

PASO 1: ELEGIR UN ORIGEN DE REGISTROS

El origen de registros de un informe puede ser una tabla, una consulta con nombre o una consulta incrustada. El origen de registros debe contener todas las filas y columnas de datos que se vayan a mostrar en el informe.

  • Si los datos deseados se incluyen en una consulta o tabla existente, seleccione la tabla o consulta en el panel de navegación y continúe con el Paso 2: Elegir una herramienta de informe.
  • Si el origen de registros no existe aún, siga uno de estos procedimientos:
    • Continúe con el Paso 2: Elegir una herramienta de informe y use la herramienta Informe en blanco, o bien
    • Cree las tablas o consultas que contienen los datos que desea usar, selecciónelas en el panel de navegación y continúe con el Paso 2: Elegir una herramienta de informe.

Para obtener más información sobre cómo crear tablas o consultas, vea los artículos Introducción a las tablas o Introducción a las consultas.

Para obtener más información acerca de la creación y selección de orígenes de registros, vea el artículo sobre cómo establecer el origen de registros para un informe.

PASO 2: ELEGIR UNA HERRAMIENTA DE INFORME

Las herramientas de informes se encuentra en la ficha Crear de la cinta de opciones, en el grupo Informes. En la siguiente tabla se describe brevemente la función de cada una de estas herramientas:

Informes compatibles con web

Los informes creados mediante estas herramientas son compatibles con la característica Publicar en Servicios de Access y se representarán en un explorador. Tenga en cuenta que los objetos compatibles con web se indican por medio del globo en el icono del objeto.

BOTÓN HERRAMIENTA DESCRIPCIÓN
Informe Crea un informe sencillo y tabular que contiene todos los campos en el origen de registros seleccionado en el panel de navegación.
Informe en blanco Abre un informe en blanco en la vista Presentación y muestra el panel de tareas Lista de campos. Access crea una consulta de origen de registros cuando se arrastran los campos de la Lista de campos al informe.

Informes de cliente

Los informes que se crean mediante estas herramientas no son compatibles con la característica Publicar en Servicios de Access.

La adición de informes de cliente a una base de datos web no impedirá que se publique la base de datos, pero los informes de cliente no estarán disponibles en el explorador. Sin embargo, se puede usar un informe de cliente cuando se abre la base de datos en Access.

BOTÓN HERRAMIENTA DESCRIPCIÓN
Informe Crea un informe sencillo y tabular que contiene todos los campos en el origen de registros seleccionado en el panel de navegación.
Diseño de informe Abre un informe en blanco en vista Diseño, en el que se pueden agregar sólo los campos y controles deseados.
Informe en blanco Abre un informe en blanco en la vista Presentación y muestra el panel de tareas Lista de campos. Al arrastrar campos de la Lista de campos al informe, Access crea una consulta incrustada y la almacena en la propiedad Origen de registros del informe.
Asistente para informes Muestra un asistente de varios pasos que permite especificar campos, niveles de ordenación y agrupación, así como opciones de diseño. El asistente crea un informe en función de las selecciones realizadas.
Etiquetas Muestra un asistente que permite seleccionar tamaños de etiquetas personalizadas o estándar, así como los campos que se van a mostrar y la forma en que se van a almacenar. El asistente crea una etiqueta en función de las selecciones realizadas.
Publicado en: Operador de bases de datos, Trabajador Especializado