Elementos del archivo

Capítulos del curso: 0. Presentación | 1. Introducción | 2. Elementos del archivo | 3. Guías clasificatorias | 4. Sistema de clasificación de archivo | 5. Nociones básicas del documento de archivo | 6. Apertura de un expediente de archivo | 7. Registro y descripción del expediente de archivo | 8. Control de documentos confidenciales

El local: El espacio destinado al archivo deberá ser funcional, amplio con una iluminación y ventilación adecuada para evitar el deterioro de los documentos.

El archivista: Para el manejo correcto y la acertada clasificación de los papeles es conveniente que el archivo sea manejado por un archivista, persona debidamente capacitada para ello.

El archivero: Son muebles diseñados especialmente para guardar los documentos. Los hay en diferentes presentaciones (gavetas anaqueles) y materiales (madera o metal). Los de gavetas varían en tamaño, las hay desde una hasta cinco o seis gavetas. Estas se recorren sobre rieles que facilitan su deslizamiento.

Los anaqueles resultan más prácticos por la facilidad para manejar las carpetas archivadas y por el poco espacio que ocupan.

En los archiveros, se agrupan los papeles ya clasificados y ordenados en carpetas o folders; estos tienen una pestaña hacia arriba en donde se anotan los datos de identificación de cada uno.

Las gavetas tienen al frente un portamarbete en donde se anotan los datos que nos permitirán saber lo que en ellas se guarda.