Correspondencia oficial

Capítulos del curso: 0. Presentación | 1. La correspondencia | 2. Correspondencia oficial | 3. Descripción de los diferentes documentos | 4. Reglas ortográficas | 5. Legibilidad | 6. Lectura y comprensión de los textos | 7. Estructura de la respuesta a dar al texto escrito

Actualmente ya no se utilizan los papeles sellados, las famosas hojas de 25 líneas ya no son utilizadas. En la realidad, cualquier papel de calidad sirve para transmitir el mensaje o solicitud.

En la correspondencia oficial, como de hecho en cualquier tipo de correspondencia se debe ser breve y conciso. De esta forma, se muestra inmediatamente, que se sabe lo que se quiere y se ahorra tiempo al lector.

En la correspondencia oficial y en la correspondencia comercial, las cartas son generalmente dactilografiadas.

También se utiliza, antes de la carta propiamente dicha, escribir algunas palabras como: «Señor Ministro» o «Señor Director-General» o, en el caso de haber relaciones de amistad con el destinatario, «Mi querido Amigo».

Al cerrar la carta, es preciso escribir la fórmula de cortesía «Con los mejores deseos», se queda bien añadir, una expresión como «de mucha consideración y aprecio». En el caso de haber relaciones de amistad, puede añadirse «y un abrazo»

En la correspondencia oficial, el lenguaje también sufrió una nítida simplificación. Pero continúa obedeciendo las reglas específicas, más formales que las que rigen la correspondencia comercial:

  • En el caso del Presidente de la República, la correspondencia debe ser dirigida al Jefe de su Gabinete.
  • Un Jefe de Estado sólo se corresponde directamente con otro Jefe de Estado.
  • En los Ministerios, la correspondencia es abierta en la Secretaría General y por ella distribuida por los diversos servicios, incluyendo el gabinete del Ministro.
  • Las fórmulas de cortesía, que casi desaparecieron de la correspondencia comercial con excepción del Excelentísimo Señor que continúan usando en la correspondencia oficial.
  • Otra cuestión, es el idioma que se debe utilizar en la correspondencia oficial con entidades extranjeras. En empresas que se comunican constantemente con el extranjero, la escritura de cartas comerciales en lengua extranjera es habitual

    Lo más importante es comunicar con rapidez y eficacia y, por eso, no existe protocolo en esta materia. En el caso de entidades oficiales que contactan con entidades homólogas en el extranjero, en principio, debe enviarse toda la correspondencia en castellano (con o sin traducción), pero puede responderse en la lengua utilizada durante los contactos que se tuvieran establecidos.

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